Ce trebuie să aibă pregătit înainte de deschiderea aplicației
1. Datele instituției – fără improvizații
Să fie stabilite dinainte, nu „completate pe loc":
- denumirea oficială exactă a instituției (ca în documentele statutare);
- numele reprezentantului legal, exact ca în actele oficiale;
- adresa de e-mail verificată și accesibilă în timp real (acolo vine confirmarea);
- un număr de telefon de contact, chiar dacă este opțional.
Problemă frecventă: e-mail introdus greșit → aplicație depusă, dar confirmarea nu ajunge.
2. Fișa de proiect – în forma finală
Fișa de proiect trebuie:
- completată integral;
- verificată intern;
- salvată într-o versiune finală, nu „draft final v3".
Să nu existe:
- câmpuri lăsate goale „că le completăm la clarificări";
- variante diferite ale aceleiași fișe în circulație.
3. Lista exactă a documentelor de încărcat
Beneficiarii trebuie să știe clar:
- ce documente sunt obligatorii;
- ce documente sunt opționale;
- că lipsa unui document obligatoriu poate duce la respingere.
Recomandare explicită pentru site: toate documentele să fie pregătite într-un singur folder, înainte de deschiderea aplicației.
4. Denumirea fișierelor – banal, dar critic
Fișierele ar trebui:
- să aibă denumiri clare și recognoscibile;
- să nu fie „scan0001.pdf" sau „final_final2.docx".
Exemplu bun:
Fisa_proiect_DTE_UAT_X.pdf
Declaratie_unica_semnata.pdf
5. Formatul documentelor
Toate documentele trebuie:
- să fie în formate acceptate (PDF);
- să se deschidă corect;
- să nu fie protejate prin parolă.
Problemă clasică: fișier încărcat, dar imposibil de deschis la evaluare.
6. Valoarea solicitată – coerentă și asumată
Valoarea introdusă în formular:
- să fie exprimată în euro;
- să corespundă cu valoarea din documentele atașate;
- să fie realistă raportat la tipul de documentație DTE vizată (SF, DALI, PT etc.).
Neconcordanțele de sumă sunt unul dintre cele mai frecvente motive de clarificare sau respingere.
7. Domeniul de proiect – ales conștient
Domeniul principal și secundar:
- să corespundă conținutului real al fișei de proiect;
- să fie alese înainte, nu „la inspirație".
Alegerea greșită poate afecta:
- evaluarea;
- ierarhizarea;
- încadrarea în bugetul alocat.
8. Punctajul prescorat – verificat
Punctajul prescorat:
- trebuie să fie calculat conform metodologiei;
- să nu fie „optimist" sau aproximativ.
Un punctaj trecut greșit nu ajută și poate ridica semne de întrebare la evaluare.
9. Ordinea de depunere contează
Beneficiarii trebuie să știe explicit:
- fișele de proiect sunt evaluate în ordinea depunerii;
- la punctaje egale, ordinea depunerii face diferența;
- redepunerile sunt tratate ca depuneri noi.
Consecință: „trimis la 10:01" poate conta mai mult decât „trimis la 10:15".
10. O singură aplicație, o singură trimitere
După apăsarea butonului „Trimite":
- aplicația nu mai poate fi modificată;
- nu există „editare ulterioară".
De aceea:
- nu se recomandă trimiterea „de test";
- nu se recomandă trimiterea incompletă „ca să fim în sistem".
11. Verificarea finală înainte de „Trimite"
Beneficiarul trebuie să își pună explicit întrebarea:
- toate câmpurile obligatorii sunt completate?
- toate documentele sunt încărcate?
- datele introduse corespund documentelor atașate?
Dacă răspunsul nu e „da" la toate, aplicația nu trebuie trimisă.
12. Dovada depunerii
După trimitere, beneficiarul trebuie:
- să noteze numărul unic al aplicației;
- să verifice primirea e-mailului de confirmare;
- să păstreze documentele încărcate.
Lipsa confirmării înseamnă că depunerea nu este sigură.
